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Qu’il s’agisse de réseautage, de conférences, de franchises ou de nouvelles constructions, les voyages d’affaires constituent un volet essentiel des activités d’exploitation des entreprises œuvrant dans toutes les industries. Malheureusement, la gestion et le remboursement des comptes de dépenses des employés qui voyagent sont parmi les processus d’affaires manuels les plus longs et répétitifs avec lesquels les entreprises doivent composer. Et comme pas moins de 73 % des factures sont encore reçues sur papier ou par courrier électronique, il y a plusieurs possibilités de rendre les processus désuets plus efficaces.

Voilà où entre en jeu l’automatisation. En effet, l’automatisation de ces tâches peut simplifier et rentabiliser le processus de suivi de frais et en accélérer les remboursements. Grâce à la solution de gestion des comptes de dépenses SenSaaS!, les entreprises peuvent facilement saisir, soumettre, vérifier, approuver, analyser et traiter les paiements des notes de frais dans un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP). De plus, des outils conviviaux et mobiles permettent aux employés de saisir et télécharger leurs reçus partout et en tout temps.

Afin d’assurer que vous êtes au fait des techniques et outils les plus récents pour automatiser de tels processus avec efficacité, voici 5 pratiques exemplaires pour mettre en œuvre et gérer vos frais de déplacement.

 

Technologie mobile : Simplifier les approbations de partout

Tout d’abord, une solution de gestion des comptes de dépenses moderne devrait être mobile. Il n’est tout simplement pas pratique de demander aux employés d’emporter avec eux leur ordinateur portatif à un souper. Et le manque de solutions mobiles pourrait engendrer des défaillances et des erreurs dans les remboursements. La mobilité facilite aussi la gestion des reçus.

Les reçus en papier peuvent être enregistrés grâce à une photo rapide et ceux qui proviennent de courriels peuvent être joints avec une saisie d’écran. Les solutions mobiles devraient aussi être accessibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les employés qui voyagent ou qui se déplacent peuvent avoir besoin d’enregistrer leurs frais tard en soirée, particulièrement lorsqu’ils se rendent à des destinations dans des fuseaux horaires très différents. Une solution mobile qui est toujours accessible assure que les dossiers et les approbations demeurent conformes.

Interface conviviale : saisie de frais facile

Outre le fait de constituer un outil convivial, il est tout aussi important que la solution offre une expérience harmonieuse aux clients. Si vos utilisateurs (employés) sont incapables de comprendre la solution, celle-ci ne pourra pas être utilisée de façon efficace. De plus, une confusion quant à l’utilisation d’un outil ou à ce qu’il est possible d’enregistrer peut engendrer des erreurs et des retards de traitement. L’automatisation efficace de la gestion des frais commence par une saisie exacte des frais.

Il devrait donc être facile pour l’employé de prendre une photo de ses reçus et de la télécharger dans le système de gestion des frais. Toutefois, la synchronisation et la soumission de données en vue d’obtenir une approbation exigent une connexion Internet, ce qui assure que les rapports sont envoyés et reçus de façon sécuritaire et efficace.

Le fait de fournir aux employés une liste de catégories de frais peut aussi simplifier la tâche des gestionnaires lorsqu’il s’agit de traiter et d’approuver les frais. Puisque les employés n’ont pas besoin d’une connexion Internet pour créer des rapports, ils seront plus enclins à consigner leurs frais à mesure qu’ils les engagent.

Grâce à une liste de catégories parmi lesquelles ils peuvent choisir, les employés comprendront mieux quels frais peuvent être remboursés, ce qui améliorera le respect de la politique de voyage.

Permissions contrôlées : configuration d’approbations à niveaux multiples

De nombreuses entreprises font voyager plusieurs de leurs employés en tout temps et souvent à différentes destinations. Ceci peut compliquer l’approbation de leurs frais en temps réel. Voilà pourquoi un système d’approbations à niveaux multiples est si important. Des approbateurs de niveaux multiples peuvent accéder aux frais et les approuver de n’importe où, mais seulement s’ils sont reconnus comme approbateurs. Ceci rend le processus plus efficace sans pour autant sacrifier la sécurité des frais. 

Un autre avantage d’un système d’approbations à niveaux multiples est qu’il facilite l’attribution des intervenants et permet de configurer des permissions. Ces permissions aident à définir les rôles et responsabilités de chaque personne. Grâce à une fiche de tâches personnalisées selon son rôle, chaque personne sait exactement ce qu’elle doit faire et quand exécuter ces tâches. 

Plutôt que de parcourir des courriels, des chiffriers électroniques ou des documents, les approbateurs peuvent consulter toutes les données de frais à un seul endroit. Ceci améliore l’exactitude des notes de frais et réduit les situations de fraude de frais.

Intégration des comptes de dépenses dans votre système de planification des ressources de l’entreprise (PRE)

Aucune marge d’erreur n’est possible quand il s’agit de suivre les frais de déplacement de plusieurs employés. De plus, les données ne sont valables que si elles sont saisies et analysées correctement en fonction d’un objectif clairement défini. Heureusement, un outil de gestion de frais peut aider à y arriver. Un outil d’automatisation de documents qui peut être intégré dans les systèmes en place aide à créer une expérience numérique harmonieuse sur tous les fronts.

Une intégration homogène des transactions de frais de déplacement professionnels dans un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) comporte plusieurs avantages. D’abord, la capacité de voir deux ensembles de données en même temps engendre un plus haut niveau de visibilité. Ceci aide les entreprises à obtenir des perspectives pratiques et à déterminer de nouvelles possibilités de croissance. 

Un autre des avantages de l’intégration de contrôle des paiements dans votre système de planification des ressources de l’entreprise (PRE) est qu’elle offre aux employés une expérience engageante. 

Tableau de bord de perspectives : suivre les tendances, les indicateurs de rendement clés et le rendement du capital investi

Connaissez-vous le tarif hôtelier moyen que vos employés paient durant leurs voyages d’affaires? Et que dire des tarifs des taxis, du prix des repas et des frais de divertissement des clients? Il est essentiel de connaître ces données pour comprendre le rendement des efforts que vous consacrez à vos voyages d’affaires. Grâce à une solution de frais de déplacement qui automatise ces processus pour vous, vous pouvez avoir accès à des rapports de rentabilité à court et long termes. 

La solution de gestion des comptes de dépenses SenSaaS! est munie d’un tableau de bord accessible qui permet de déterminer plus précisément les tendances et les erreurs tout en proposant de meilleures perspectives et en réduisant les paiements en double ou les transactions non approuvées par l’entreprise. 

Les entreprises qui font appel à des solutions de gestion de frais de déplacement ont accès à des paramètres clés et à des données de rapport. Ceci leur facilite la tâche lorsqu’il s’agit d’analyser les frais à différents niveaux, y compris ceux des employés, des services et des fournisseurs. Ces données peuvent aussi être analysées afin d’éliminer les frais inutiles grâce à des mesures de contrôle et à des vérifications régulières. Les utilisateurs tant économes que problématiques peuvent être reconnus facilement, assurant ainsi que les approbateurs et les vérificateurs mettent l’accent sur les personnes ou services exigeant une attention particulière.

La gestion de frais de déplacement permet de consolider les données disparates provenant de plusieurs sources en une seule plate-forme conviviale, ce qui donne lieu à des économies composées et à des perspectives à grande échelle. Grâce à un aperçu complet de données auparavant non disponibles, les entreprises ont un plus grand contrôle de leurs inefficacités et processus en matière de la gestion des comptes de dépenses. 

 

Pour toutes questions concernant l’automatisation de la gestion des rapports de dépenses et de comment accélérer le remboursement des vos employés. N’hésitez pas à contacter les experts en automatisation d’INTEGRIM dès aujourd’hui. Un membre expérimenté de notre équipe sera ravi d’échanger avec vous et de répondre à toutes vos questions.