Dû à la tendance croissante à appliquer des réclamations non documentées pour des marchandises endommagées ou autres raisons et des rabais applicables à leurs paiements, les clients ajoutent un poids très lourd sur les opérations des fournisseurs au niveau de la gestion de comptes recevables. Les rétro-facturations, les paiements en retard et les mauvaises politiques en ce qui concerne l’émission du crédit et du recouvrement peuvent sembler des problèmes mineurs, mais ces instances entraînent inévitablement les mêmes problèmes de gestions et de la confusion au niveau des employés impliqués dans le processus. Au lieu de pouvoir profiter au maximum de vos encaissements, votre argent reçu est toujours en partie attaché et non disponible à votre bilan financier.
Ceci limite les liquidités pour investir dans la croissance de votre entreprise, restreint les bénéfices financiers des actionnaires ou vous retarde dans les projets d’achat de nouveaux équipements. Alors, de quelle façon est-ce que votre entreprise peut améliorer son efficacité financière et opérationnelle ou modifier la gestion de ses encaissements et des déductions applicables?
Tout simplement en automatisant la gestion de vos comptes à recevoir et des exceptions qui s’y rattachent en appliquant des technologies d’extraction avancées. Grâce à cette approche innovante, vous pourrez aisément appliquer les ensembles de données extraites, résultants de ces outils technologiques, à vos règles internes et à vos opérations commerciales. De cette façon, SenSaaS peut générer un retour sur investissement rapide et restaurer l’efficacité de votre processus d’indemnisation.
Afin de découvrir comment l’automatisation de la gestion de vos comptes recevables peut améliorer l’efficacité financière et opérationnelle de votre entreprise, voici les 5 meilleures pratiques à adopter selon les experts en automatisation chez INTEGRIM :
1. La gestion des comptes recevables et les processus robotisés
Les robots peuvent jouer un rôle important dans la collecte de données de diverses sources : les sites internet, les catalogues de marketing de produits, la recherche de données et équivalences, ou même les déductions relevées à même le portail de votre client, etc. Dans tous ces cas, l’automatisation de la collecte et de la transformation de données peut réduire de façon significative le temps de cycle de traitement et d’enregistrement dans votre système financier relié aux comptes recevables.
Plusieurs entreprises commettent l’erreur d’« engager temporairement du personnel» pour pallier aux problèmes de gestion des déductions des comptes recevables. Cependant, cette solution temporaire peut apporter plus de problèmes qu’en résoudre. Particulièrement si les employés temporaires ne sont pas au courant de vos procédures pour les audits, les réconciliations, etc. En utilisant un processus d’automatisation robotisé pour la gestion de vos comptes à recevoir, vous éliminez le risque d’erreurs humaines lors de l’entrée de données et accélérez le processus à chaque étape. Ceci vous permet en retour d’avoir accès plus rapidement à l’argent qui souvent prisonnier dans votre système d’encaissement par rapport aux factures émises.
2. Reconnaissance optique des caractères (OCR) et authentification : une précision parfaite
En utilisant la technologie de pointe de reconnaissance optique de caractères (OCR) de documents semi-structurés pour extraire des informations de transactions à partir de vos avis de paiement, des talons de chèques de vos clientsou même de votre flux EDI, vous aidez un processus fastidieux et sujet à erreurs à se faire plus rapidement.
Considérez cette information à titre d’exemple: vous recevez un paiement par chèque avec 45 pages de talons avec les détails des articles de chaque commande, incluant les déductions et les rabais ! Même s’il existe un employé formidable qui pourrait potentiellement remplir cette fonction assez rapidement, il est impossible d’égaler la rapidité et la précision d’un robot qui capture l’information du document automatiquement, fait les calculs appropriés entre le montant du chèque, les items sur le talon, s’assure des montants de chaque facture payée avec votre système financier et qui peut en plus préparer automatiquement un rapport de dépôt.
L’automatisation de vos comptes recevables va vous donner cette information avec une précision parfaite, en plus de simplifier vos opérations administratives et va la faire correspondre automatiquement à votre liste de vos comptes à recevoir.
3. Reproduisez vos règles d’entreprise : vous serez en contrôle !
Peut-être avez-vous déjà une liste de déductions et de rabais qui peut être alignée avec votre client, SKU ou différentes périodes de travail. Cette liste peut maintenant être utilisée pour faire correspondre et valider automatiquement les informations de transactions de paiement. Ouverts à différents formats pour illustrer cette intelligence dans notre flux de travail, vous pouvez maintenir et faire des mises à jour de ces règles selon les besoins de votre entreprise. Encore mieux, il n’y a aucune programmation nécessaire avec un système automatisé pour réaliser ce processus souvent complexe lors que fait de façon manuelle.
4. Faites circuler l’information facilement et partagez le déroulement du processus avec vos collaborateurs
Un autre avantage de l’automatisation de la gestion de vos comptes recevables est que les robots peuvent également partager rapidement le déroulement de chacune des étapes avec vos différents collaborateurs. Les utilisateurs internes ou externes peuvent collaborer et gérer les exceptions occasionnées avec l’aide de l’automatisation. Les documents, courriels, les notes, et les commentaires sont partagés de façon électronique à l’ensemble des collaborateurs impliqués en ce qui concerne les paiements. Cette automatisation facilite et accélère le processus et, basée sur l’architecture en nuage (cloud computing), peut être utilisée à partir de n’importe quel appareil mobile ou poste de travail. Que ce soit un ordinateur portable ou de bureau ou encore un téléphone intelligent, vous pouvez utiliser la solution d’automatisation et ses fichiers électroniques au bureau ou à tout endroit où le travail vous mène.
L’automatisation de la gestion de vos comptes recevables et principalement des déductions souvent applicables n’est pas seulement une question de vitesse et de précision, mais aussi de flexibilité et d’efficacité. Puisque tout est fait électroniquement, il y a moins de risques de perdre la trace de vos paiementset autres papiers importants, contrairement au format papier.
5. Les notifications de retards de paiements : un meilleur contrôle de vos encaissements
L’un des éléments clés qui influencent le plus votre bilan financier et particulièrement votre balance de vérification est le processus de recouvrement de paiements en retard. Quand cette opération est faite manuellement, il est facile de se tromper d’adresse de client pour la facture ou de faire correspondre la mauvaise facture avec le mauvais client pour son paiement. En utilisant des robots pour contrôler vos encaissements tardifs, la gérance de ceux-ci devient beaucoup plus facile. Par exemple, pour l’élimination des données relatives à une facture pour un client, SenSaaS peut gérer et faciliter le processus d’encaissement en publiant des avis réguliers à vos clients en utilisant des moyens de communication électronique standard. Alors, afin d’éviter qu’un employé ne communique pas toujours de manière opportune avec vos clients, un robot peut les contacter régulièrement de façon électronique pour leur rappeler leur paiement en retard.
Pour toutes questions concernant l’automatisation de la gestion des comptes recevables et des déductions applicables, n’hésitez pas à contacter les experts en automatisation d’INTEGRIM dès aujourd’hui. Un membre expérimenté de notre équipe sera ravi d’échanger avec vous et de répondre à toutes vos questions.
