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FAQ

Voici quelques questions fréquemment posées sur SenSaaS!

 

Automatisation des processus opérationnels

Nous savons que nous devons automatiser nos processus, nos concurrents le font, mais nous ne savons pas quand commencer. Nous sommes trop occupés et n’avons pas les ressources pour nous engager dans un projet.

L’équipe d’INTEGRIM vous fournira des pratiques exemplaires fondées sur plus de 30 années d’expérience dans le domaine des solutions d’automatisation des CAP pour rendre le processus aussi transparent et facile que possible. Laissez-nous vous montrer !

Comment pouvez-vous assurer la sécurité des renseignements contenus dans les documents numérisés ?

La sécurité est garantie par la création, la mise en œuvre et le suivi de règles d’accès aux documents avant et après la numérisation et pendant l’élimination des documents. Les règles d’accès doivent être fondées sur les « politiques de sécurité » de l’entreprise approuvées par la direction.

Quel est le temps nécessaire pour le déploiement des solutions offertes par INTEGRIM ?

À titre d’exemple, les processus d’automatisation standards des CAP impliquent habituellement environ 15 jours d’efforts répartis sur plusieurs semaines. Cette période est nécessaire pour configurer les règles opérationnelles et les interfaces spécifiques au système financier du client.

Une période est également nécessaire pour former les « utilisateurs » ou les « super-utilisateurs » afin d’obtenir une efficacité et une adoption optimales et pour fournir au personnel de la documentation utilisateur appropriée.

Nous utilisons déjà l’automatisation...

Pour que nous comprenions bien, vous ne faites aucune entrée de données manuelle pour vos factures ou vos bons de commande ? 

Qu’en est-il de la gestion de vos déductions des comptes clients ? Avec une tendance à la hausse de l’application des demandes de remboursement et des rabais non documentés à leurs paiements, les clients font probablement peser une lourde charge sur vos activités de gestion des comptes clients. En automatisant la gestion de vos déductions de comptes clients avec les technologies d’extraction avancées et en appliquant le jeu de données qui en découle à vos activités et règles opérationnelles, SenSaaS! peut générer un RCI rapide et restaurer l’efficacité de votre processus d’indemnisation.

Nous ne voulons pas que les employés aient peur de perdre leur emploi en raison de l’introduction de ces technologies.

L’automatisation robotisée des processus (ARP) est rapidement devenue inévitable, MAIS il restera des emplois pour les humains.

Nous pouvons « remplacer » une partie des emplois, mais cela ne nous laisse pas nécessairement sans emploi. Les entreprises auront la capacité d’offrir aux employés des emplois plus stimulants, alors que l’ARP pourra gérer les tâches fastidieuses qui obligent la plupart des employés à boire une quatrième tasse de café avant la fin de la journée. L’ARP nous offre la capacité d’exploiter ce qui fait de nous des êtres humains : l’innovation et la créativité. Par exemple, plutôt que de passer une grande partie de leur temps à examiner des feuilles de calcul sur les dépenses passées, les directeurs financiers peuvent analyser une multitude de données en temps réel pour identifier les occasions futures.

Nous avons déjà un système comptable/de PRE...

Avez-vous un système acheté sur le marché ou un système élaboré à l’interne ? Les solutions intégrées SenSaaS! permettent de résoudre les complexités liées à de nombreux aspects de vos besoins. Nous pouvons intégrer nos solutions à n’importe quel système comptable ou de PRE comme : SAP, SAP Business One, E-Business Suite d’Oracle, Acomba, Syspro, Avantage SharePoint et bien d’autres. 

L’automatisation n’est pas une priorité.

Nous comprenons, mais ce que nous offrons, c’est une solution infonuagique pour réduire vos coûts d’exploitation. Nos clients ont tous réduit leurs coûts d’exploitation reliés aux services des comptes payables et des commandes d’au moins 30 %.

Les processus inefficaces, les erreurs, les retraitements et les délais dans ces processus entraînent le report de l’entrée importante de liquidités dans l’entreprise, ce qui pourrait provoquer un manque de liquidités pour effectuer les paiements de l’entreprise à ses fournisseurs. 

Retour sur investissement

Nous n’avons pas de budget pour les dépenses en capital, même si nous savons que l’automatisation nous apportera un excellent RCI.

Capex ou Opex, nous offrons la même technologie infonuagique grâce à notre plateforme SenSaaS! Transformez votre service des CAP en charges d’exploitation et économisez votre capital pour des initiatives essentielles à votre mission. Dans le nuage, votre RSI pourrait être instantané !

Nous n’avons pas le budget.

Nous comprenons très bien. Toutefois, le RSI pour cela est INSTANTANÉ. En général, nos clients réalisent ce qui suit :

  • réduction des coûts de traitement par facture de 30 % et plus;
  • réduction de l’entrée manuelle de données d’en moyenne 83 % (aucune intervention humaine);
  • réduction du temps de traitement des factures, ce qui prenait auparavant 4 à 5 jours se fait maintenant instantanément.

 

Nous pouvons saisir presque toutes les données entrées manuellement pour réduire l’intervention humaine.

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Les fonctions financières les plus performantes ont mis en évidence la normalisation des processus financiers de bout en bout en ce qui concerne les activités, la responsabilité, les outils, les données et les rapports, le formatage et la mesure. 

Transformer les comptes payables
Nous voulons automatiser notre service des finances, mais notre service des TI est trop occupé et ne peut pas nous inscrire à son horaire

Les services des TI font partie intégrante du processus, mais n’en constituent qu’une très petite partie. Nous avons un grand nombre d’années d’expérience dans l’intégration de nombreux systèmes différents. Le gros du travail se fait avec les unités opérationnelles, qui sont des spécialistes dans leur domaine. D’ailleurs, nous apprenons à très bien les connaître!

Nos CAP ne sont pas centralisés, nous avons de nombreux bureaux partout au pays, il n’y a aucune normalisation, nous faisons beaucoup d’erreurs et n’avons pas un aperçu suffisant de certaines de nos activités.

L’automatisation favorise un traitement transparent dans un nombre illimité d’emplacements. Les bureaux régionaux sont toujours impliqués dans la présentation des factures, ainsi que dans le déroulement du processus d’approbation. La normalisation des règles opérationnelles garantit que tous les processus sont mis à jour conformément à ces règles, tout en offrant un aperçu à toutes les personnes engagées dans le processus. Une capacité d’intervention mobile est offerte avec bon nombre de nos solutions.

Nous faisons appel à un service de messagerie dispendieux pour envoyer des milliers de factures chaque semaine au siège social pour approbation. Cela entraîne une dépense inutile et des retards dans le paiement des factures. Trop de nos fournisseurs sont mécontents et nous ne voulons pas les perdre.

L’automatisation permet d’éliminer le papier. Toutes les factures peuvent être présentées et approuvées sur le Web. Un traitement plus rapide, l’élimination du papier, moins de perte de documents et un processus d’approbation mobile accélèrent le traitement et diminuent les coûts de façon importante.

Quelle est la première étape de la réalisation d’un projet de CAP ?

La première recommandation que nous faisons est de « nettoyer » les dossiers des fournisseurs. Il s’agit souvent d’une étape clé, car un fournisseur spécifique peut sembler être présent à plusieurs reprises et avoir des adresses différentes alors qu’une seule adresse est valable.

Toutes les factures que nous recevons sont uniques et différentes.

Aujourd’hui, les technologies de reconnaissance optique de caractères (ROC) offrent un très haut niveau de précision et de rendement. La ROC capture et extrait l’information des factures des fournisseurs rapidement et avec une précision irréprochable et n’est pas fondée sur un seul modèle par fournisseur. Elle comprend une gamme complète de formats de documents pour un large éventail d’utilisateurs.

Votre entreprise améliorera et augmentera également le taux de contrôle de la qualité des données extraites dans les factures de vos fournisseurs. On peut donc affirmer sans risque que l’automatisation donne au gestionnaire la possibilité de déterminer et d’identifier rapidement les problèmes et les tendances potentiels, ce qui permettra également de minimiser et de réduire les erreurs.

Nous n’avons pas le temps d’apprendre à utiliser de nouveaux outils, nous sommes trop occupés avec d’autres projets pour le moment.

Bien sûr, nous comprenons. Cependant, tous les projets potentiels nécessitent une analyse/un audit de quelques jours (2-3) afin de déterminer l’ampleur et la portée d’une telle initiative pour réussir un projet d’automatisation des documents.

Les processus d’automatisation standards des CAP impliquent habituellement environ 15 jours d’efforts répartis sur plusieurs semaines. Cette période est nécessaire pour configurer les règles opérationnelles et les interfaces spécifiques au système financier du client.

L’idée est de permettre au service de devenir un centre de gestion des exceptions et ainsi de se décharger de l’obligation de traiter inutilement des factures de fournisseurs reçues et déjà jumelées.

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