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Integrim est la seule entreprise qui prend en charge de façon électronique l’ensemble du traitement des documents du ‘backoffice’ avec les interfaces liées à vos systèmes financiers ou administratifs.

Ceci inclut la gestion des comptes de dépenses avec solution mobile, l’automatisation des commandes clients (papier ou électronique), des comptes à recevoir par chèques ou paiements électroniques, des comptes à payer incluant les relations avec les bons de livraison et bons de commande interne, du contrôle des paiements pour les chèques et les transferts de fonds électroniques vers les fournisseurs.

La gestion et l’accès électronique des documents de ressources humaines et des contrats viennent compléter les différents besoins d’une organisation.

Nous nous entretenons avec Marc Voyer (MV) vice-président , développement des affaires en Amérique du Nord. Dans la première partie de cet entretien, Monsieur Voyer nous expose la vision de l’entreprise et ce qui la démarque de la concurrence.

Il énonce également les principales étapes en qui concernent l’implantation de solutions d’automatisation des processus d’affaires reliés aux documents afin d’assurer une meilleure gestion des opérations administratives.

Qu’est-ce qui constitue la base de l’automatisation des processus d’affaire pour une entreprise?

MV : Les ‘comptes payables’ ou ‘comptes à payer’, c’est souvent la base et le premier projet d’automatisation que les organisations décident d’implanter. Le processus de comptes payables ne concerne pas que la réception et le traitement des factures.
C’est en fait l’ensemble des fonctions reliées au département. Ces fonctions sont des comptes de dépenses, des paiements des fournisseurs et des mécanismes d’approbation selon les règles d’affaires de l’organisation et les rôles de chacun.

Contrairement aux ‘comptes recevables’ ou comptes à recevoir qui apportent une entrée d’argent, les comptes payables représentent souvent l’un des premiers centres de coûts pour lequel l’automatisation a un impact immédiat sur les opérations.

Plusieurs des postes ou tâches du département sont à faible valeur pour l’entreprise. On n’a qu’à penser au temps exigé pour la saisie manuelle des factures fournisseurs.

Aujourd’hui, la technologie de reconnaissance de caractères peut capturer automatiquement les données présente sur la facture papier ou électronique et ceci sans intervention humaine.

Une fois l’automatisation de la saisie avec la mécanique de validation des comptes à payer mise en place, les ressources peuvent être réaffectées à d’autres tâches de vérification ou postes plus valorisants et utiles pour l’organisation.

L’objectif est de permettre au département de standardiser le processus et gérer uniquement les exceptions et non les factures qui correspondent aux commandes transmises aux différents fournisseurs.

Combien de temps faut-il pour déployer les solutions d’affaires offertes par Integrim dans une organisation?

MV : L’implantation d’une solution standard d’automatisation des comptes payables nous demande environ 15 jours d’effort répartis sur quelques semaines.
C’est le temps nécessaire pour configurer les règles d’affaires et les interfaces avec le système financier du client. Pour une solution d’automatisation efficace, il faut également effectuer la formation des usagers et livrer la documentation requise.

Bien sûr, les plus grandes entreprises ont souvent des besoins spécifiques qui nécessiteront parfois la création de modules adaptés sur mesure. Dans tous les cas, c’est une analyse exploratoire de quelques jours qui permet de déterminer l’envergure et la complexité de la mise en place du projet d’automatisation.

Cette petite analyse permet de dégager les contraintes du projet, de donner au client les meilleures pratiques du marché et les meilleures approches possibles selon ses opérations administratives.

À ce titre, Integrim offre du service-conseil à ses clients afin de valider la pertinence du projet d’automatisation et les bénéfices qui s’y rattachent.

Au terme de l’analyse exploratoire, le client a en main un document de travail complet sur sa situation actuelle et celle qui suivra l’implantation avec les bénéfices financiers et opérationnels identifiés.

Une fois que le client a confirmé la pertinence du projet et son choix de fournisseur, ce document d’analyse préliminaire servira évidemment de base de travail lors de la mise en place de la solution.

Qu’est-ce qui démarque Integrim de ses compétiteurs?

MV : En premier lieu, je dirais les composantes intégrées de notre solution d’automatisation.

Celles-ci permettent d’inclure plusieurs types de documents qui circulent dans les différents départements de nos clients.

Comme je le mentionnais plus tôt, nous sommes les seuls à offrir un champ d’expertise aussi complet au niveau des différents documents et processus automatisés (workflow) impliquant plusieurs intervenants et départements.

INTEGRIM offre un environnement uniforme sur un seul produit ou plateforme sur lequel le client peut déployer ses différents départements un à la fois. L’intégration se fait au rythme du client selon ses objectifs et son budget.

Les solutions d’INTEGRIM deviennent un accélérateur pour le partage d’information et la mobilité de personnel à l’intérieur de l’organisation. L’ensemble des documents est conservé de façon sécuritaire dans la solution d’archivage électronique en fonction des rôles et responsabilités.

Le deuxième élément qui nous distingue, c’est la mécanique de contrôle et de traçabilité à chacune des étapes du processus d’automation et d’approbation à partir de l’image du document.

L’extraction de données est réalisée avec des outils très spécialisés permettant d’éviter l’utilisation de gabarit par fournisseur en bonifiant l’OCR (reconnaissance optique de caractères) par des ‘script’ de programmation très performant.

Il s’agit ici d’être en mesure de traiter les documents qui ont été numérisés ou capturés à partir d’un courriel ou de fichiers provenant du système financier du client.

Ensuite, il faut en extraire et valider les données qui sont jumelés avec les documents ou données du système client. Finalement, la solution fait cheminer l’image des documents aux bons intervenants selon les règles d’affaires afin d’en faciliter l’approbation.

Les index des données capturées deviennent des liens entre les documents et constituent l’ensemble d’une transaction avec tous les documents concernés.

Ceci permet, par exemple pour le contrôle des paiements aux fournisseurs, de reformater l’image d’un chèque ou d’un transfert de fonds produit par le système financier du client afin de refaire un processus d’approbation fiable et précis avec les images des factures concernées. Ultimement, le client est en mesure de voir l’ensemble des documents qui justifie un paiement.

Toutes les traces des intervenants qui ont vu, approuvé ou changé le document ou les données sont conservées électroniquement ce qui assure une intégrité du processus et une meilleure gestion de chacune des étapes selon les personnes impliquées.

Comme troisième élément différenciateur, je mentionnerais la flexibilité du type de déploiement technologique que le client désire effectué.

Toutes ces solutions d’automatisation peuvent être soit installées en clientèle ou utilisé à partir de notre solution en nuage SenSaaS ou encore dans un modèle hybride (nuage (SenSaaS et installation).

Parlons des bons de commande (PO) associés aux factures fournisseurs. Quelles bonnes pratiques sont proposées par Integrim sur le sujet?

MV : L’entreprise qui acquière des produits et services doit décider si elle a la possibilité d’émettre des bons de commande (PO) pour l’ensemble de ses besoins ou si au contraire, l’entreprise opte pour un mode plus réactif.

Dans ce dernier cas, l’organisation, ayant besoin d’un service ou d’un produit, communique avec un fournisseur et approuve la facture reçue sans avoir émis de bon de commande préalable. Ceci n’est pas idéal pour les contrôles des achats et la gestion.

Chez INTEGRIM, nous croyons que l’utilisation généralisée des bons de commande permet d’implanter une meilleure gestion au sein de l’entreprise et constitue une des meilleures pratiques à utiliser par le département des comptes payables.

Il est ainsi possible de prévoir les dépenses et gérer le processus en amont et en aval lorsque la facture est reçue. Selon ce qui existe déjà dans le système financier du client , notre solution d’automatisation peut prendre en charge ou compléter la solution de bon de commande en place.

Comment les solutions d’Integrim permettent d’étendre l’utilisation du PO dans une entreprise?

MV : Il faut comprendre que le bon de commande est un document essentiel de l’achat de biens et services et qu’il améliore la gestion de la trésorerie d’une organisation et facilite les approbations d’achat.

Dans notre exercice de gestion efficace du ‘back office’ (arrière-guichet), INTEGRIM conseille habituellement d’utiliser la solution de bons de commandes existante dans son système financier pour les composantes primaires reliés à la fabrication de leurs produits et d’utiliser SenSaaS en complément pour les achats de services ou des biens non récurrents.

Notre solution à faible coût complète très bien le système interne de commande du client et limite le nombre de licences usager qui es rattaché au système financier. Selon notre expérience, Il est plus coûteux d’acheter des licences supplémentaires reliées au système financier que d’utiliser notre système de bon de commande pour des achats occasionnels.

À travers SenSaaS, nous pouvons facilement implanter une solution de bon de commande à un coût par commande sans limite d’usager qui va gérer cette complémentarité au système existant.

INTEGRIM vient ainsi compléter ce que l’entreprise applique déjà comme règles d’affaires et d’approbation avec son système interne.

Lorsque vous faites un projet d’automatisation de comptes à payer, quelle est la première étape?

MV : La première recommandation que l’on fait à l’entreprise c’est de nettoyer leur fichier des comptes fournisseur (Vendor file). Souvent une organisation à deux ou trois fois le même fournisseur enregistré avec quelques variantes d’adresse ou autres dans son système financier mais une seule entrée de ce fournisseur est valide.

Cela peut causer de la confusion lors de l’approbation de la facture ou du paiement. Ce sont en fait des doublons qui se sont accumulés à travers le temps pour différentes raisons.

Il faut alors nettoyer le fichier en vérifiant la concordance des fournisseurs avec la réalité des opérations et des achats effectués. Cette vérification et nettoyage permettent d’identifier plus rapidement de quel fournisseur provient une facture lors du processus d’automatisation.

L’identification adéquate des fournisseurs devient alors plus précise et évite entre autres de risquer de perdre la déduction TPS, TVQ parce que la facture n’a pas été attribuée au bon fournisseur car le gouvernement est très pointilleux sur cet aspect lors de ses vérifications.

C’est aussi important de s’assurer que la facture du fournisseur est attribuée au bon client (bill-to) car le client a souvent plusieurs entités légales à gérer. En clair, INTEGRIM valide si la facturation du fournisseur est bien imputée à la bonne entité légale de notre client.

De plus, on doit extraire et valider que le fournisseur existe la liste des fournisseurs fournie par le clients par rapport à ce qui se trouve réellement comme information sur la facture (nom, adresse, etc.).