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Laissez-nous vous divulguer un petit secret de Noël : toutes les entreprises ont besoin des comptes à payer automatisés. Lorsque vous avez une compagnie qui livre des millions de cadeaux partout sur la planète dans le but de répandre la joie dans le monde entier, vous ne pouvez tout simplement pas échouer sur cette promesse. Afin d’atteindre votre objectif et de livrer tous ces présents, vous devez donc être organisés.

La compagnie Saint Nicholas Inc., fabrique et distribue des jouets personnalisés et des cadeaux sur les 5 continents depuis près de 3 siècles maintenant. La compagnie repose sur des milliers de fournisseurs pour les différents matériaux utilisés pour fabriquer leurs merveilleux produits.

« Nous sommes probablement les plus grands consommateurs de matières premières dans le monde, » dit M. Nicholas Kringle, le CEO de Saint Nicholas Inc. Un aussi grand volume de transactions veut dire une pile aussi grande de factures de fournisseurs. Alors, comment M. Nicholas Kringle réussit-il à gérer toutes ces factures ?

Il a pris une décision audacieuse. Saint Nicholas Inc. gérait ses comptes à payer manuellement depuis 3 siècles, mais plus maintenant. Il n’y avait juste plus assez d’employés à recruter, plus de travailleurs du jouet à sacrifier pour l’aider à garder la trace de toute cette paperasse. M. Nicholas Kringle a donc décidé qu’il était temps d’essayer une autre méthode pour garder la trace de toutes ces factures. Découvrez comment l’automatisation des comptes à payer a sauvé la compagnie Saint Nicholas Inc… et Noël !

L’introduction des comptes à payer automatisés chez Saint Nicholas Inc.

Au début, ces factures étaient plutôt faciles à gérer. Mais plus la compagnie augmentait le nombre de clients, plus le nombre de fournisseurs augmentait, et plus de personnel était nécessaire dans le département des comptes à payer. Gérer le nombre croissant des factures est donc devenu très difficile. Il n’était pas rare de perdre une facture dans le passé. Le département des comptes à payer était, à proprement parlé, une grosse pile de papiers. M. Nicholas Kringle a même admis qu’il se sentait mal pour ses employés. « ‘Après tout, les employés du département des comptes à payer devaient passer énormément de temps à courir pour essayer de retracer les documents égarés. Et une fois qu’ils avaient réussi à traiter toutes les factures, il fallait qu’ils les archivent dans un bureau de classement gigantesque. Il n’y avait juste plus de temps à perdre pour toutes ces procédures, et les employés étaient complètement épuisés par cet exercice fastidieux. De plus, on ne pouvait juste plus produire les résultats qu’on avait lorsque l’on s’est lancé en affaires. »’ Il était donc temps de se tourner vers l’Automatisation de Processus Robotiques.

« ‘Traiter toutes ces factures papiers demandait énormément de temps, et nous avons vu un nombre incalculable d’erreurs d’entrée de données de la part des commis aux comptes à payer qui entraient les informations de ces factures dans nos systèmes. »’ dit Alfred Kralik, VP des finances à la compagnie Saint Nicholas Inc.

Heureusement pour la compagnie Saint Nicholas Inc, M. Kringle a assisté a un salon professionnel il y a quelques étés, où il a eu la chance de rencontrer l’exécutif d’une compagnie intéressante qui exposait à ce salon. « ‘ Je me rappelle distinctement de la conversation que j’ai eue avec Marc Voyer, le directeur commercial chez INTEGRIM, »’ dit Nicholas Kringle. « ‘Il a commencé par me parler comment l’automatisation des comptes à payer pouvait nous aider à traiter toutes nos factures de fournisseurs de façon plus efficace, et comment on pouvait se débarrasser de toute cette paperasse. »’

Kringle a invité Marc à se rendre en personne à la compagnie Saint Nicholas Inc. afin de pouvoir examiner leur processus actuel et déterminer si INTEGRIM pouvait aider leur département des comptes à payer. Après avoir vu ces pauvres commis courir à gauche et à droite, complètement surmenés, Marc a présenté un plan de projet a la direction de la compagnie Saint Nicholas Inc. Ils ont été tellement impressionnés par le projet présenté par Marc qu’ils ont voté à l’unanimité pour aller de l’avant avec le projet d’automatisation des comptes à payer.

« ‘En plus de l’automatisation des comptes à payer, nous avons également intégré leur solution d’automatisation des comptes de dépenses, »’ dit Jack Frost, le contrôleur chez Saint Nicholas Inc. « ‘Nous avons des milliers d’employés qui voyagent à travers le monde entier afin de s’assurer que tous nos bons clients reçoivent les produits que nous livrons. Cela signifie qu’ils doivent engager des dépenses pour lesquelles ils doivent être remboursés. Avec la solution d’INTEGRIM, ils peuvent maintenant utiliser leur téléphone intelligent afin de photographier ces reçus. Plus de papiers froissés dans le fond des portefeuilles et sacs à main !!! »’

Les améliorations apportées grâce à l’automatisation de nos systèmes par INTEGRIM

Depuis l’intégration des comptes à payer automatisés d’INTEGRIM, il y a eu d’énormes améliorations. « ‘Grâce aux comptes à payer automatisés d’INTEGRIM, nous sommes maintenant en mesure de :

  • Traiter 85 % de nos factures de fournisseurs sans avoir besoin d’une intervention humaine ;
  • Nos commis aux comptes à payer peuvent maintenant focaliser sur les 15 % restant qui ont réellement besoin de leur attention ;
  • Nous avons pu replacer de nombreux travailleurs dans l’usine de jouets, ce qui signifie plus de clients heureux cette saison ;

Le temps des fêtes n’aura jamais été aussi facile à gérer. Tout ce que nous avons à faire, c’est laisser les comptes à payer automatisés fonctionner, car nous savons que nous pouvons lui faire confiance ! »’ Dit Alfred Kralik.

L’intégration d’INTEGRIM a également fourni un avantage direct à tous les employés de la compagnie Saint Nicholas Inc. « ‘Comment la solution d’automatisation des comptes à payer nous offre l’archivage électronique, nous avons donc éliminé le besoin d’archiver manuellement toutes ces factures et reçus »’ ajouter Nicholas Kringle. « ‘Nous avons donc été capables de nous débarrasser de tous les classeurs dans notre bureau de classement, et nous avons converti tout cet espace en une salle de divertissement pour tous nos employés. Ils peuvent donc profiter d’une piscine olympique, de 3 cinémas, de 15 allées de bowling, d’une patinoire de hockey, de 12 courts de tennis et de 50 tables de ping-pong. ET puisque plus de 50 % de ce bureau de classement est toujours inutilisés, nous sommes entrain de regarder pour y ajouter un parc aquatique intérieur l’an prochain. Nous voulons nous assurer que tous nos employés sont heureux de travailler ici. Après tout, le bonheur est vraiment la raison d’être de notre entreprise. »’

Si vous souhaitez mettre de l’ordre dans vos papiers et intégrer l’automatisation de vos comptes à payer comme Nicholas Kringle, contactez-nous dès aujourd’hui. Un membre expérimenté de notre équipe sera ravi de vous dire tout ce qu’il y a à savoir sur SenSaaS ! et répondra à toutes vos questions.