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L’automatisation des comptes payables est plus fiable et offre une meilleure visibilité des processus financiers pour les contrôleurs et le personnel de première ligne?

De son côté, le traitement traditionnel papier des comptes à payer nécessite plus de temps et d’efforts. Sans compter les incontournables erreurs de saisie.

Nous vivons dans une ère où les technologies facilitent le travail et la communication. En fait, elles jouent un rôle vital dans la vie d’une entreprise.

Les technologies permettent entre autres d’améliorer la productivité, de gérer les stocks et de réduire le temps de livraison aux clients. Et l’une des avancées les plus importantes au cours des dernières années concerne l’automatisation des comptes payables.

Est-ce que le flux de travail des comptes à payer de votre entreprise reflète ces avancées technologiques?

Si ce n’est pas le cas, cela signifie que vous devez vous efforcer d’automatiser ce processus. Aujourd’hui, les technologies de reconnaissance de caractère (OCR) sont extrêmement performantes.

Elles permettent de saisir et extraire les informations des factures fournisseurs rapidement avec une très grande précision.

Les fonctions de saisie des comptes payables et l’archivage sont perçus comme un coût de fonctionnement. L’automatisation des paiements peut aider une entreprise à prendre des initiatives stratégiques en matière de gestion.

Les bénéfices clés qu’offre l’automatisation des factures des fournisseurs.

L’automatisation des comptes payables : économie de temps et gain de productivité

L’analyse du cheminement des documents (Courriel, fax, poste) dans le processus d’affaires de l’entreprise jusqu’à ce que les factures soient payées permettra de réduire considérablement les processus d’affaires (workflow)

Ici, l’économie de temps est un facteur clé de l’automatisation! Une réduction du temps de traitement des factures correspond à une réduction des coûts du traitement des comptes à payer.

Les solutions d’automatisation d’INTEGRIM minimisent l’exigence d’intervention humaine. Ceci permet à l’entreprise d’attribuer moins de ressources aux comptes payables qui pourraient libérer certains membres de l’équipe pour gérer d’autres tâches plus à valeur ajoutée.

Accès en tout temps à l’information, peu importe l’endroit où vous vous trouvez

Nos solutions d’automatisation du flux opérationnel (workflow) permettent d’accéder aux documents de votre organisation depuis n’importe où.

Il suffit d’avoir une connexion Web ou mobile.

L’examen et l’approbation des factures des fournisseurs peuvent ainsi se faire même si vous êtes à l’extérieur du bureau. Alors qu’avec les processus d’affaires traditionnels, l’analyse se fait au bureau.

Tout ce dont vous aurez besoin, c’est un appareil connecté à Internet, peu importe où vous vous trouvez dans le monde!

Gestion des comptes de dépenses

Nos solutions d’automatisation permettent aussi d’optimiser le remboursement des comptes de dépenses des employés.

L’automatisation des comptes à payer permettra aux employés de fournir leur compte de dépenses avec les pièces justificatives plus tôt et à l’entreprise de traiter, d’approuver et d’émettre les paiements plus rapidement.

Ceci réduira non seulement le coût du traitement des réclamations de dépenses, mais peut également permettre à une organisation d’avoir un meilleur contrôle sur le respect de la politique de l’entreprise.

Élimination des erreurs à la saisie

Les erreurs lors de la saisie de données manuelle sont l’un des facteurs d’augmentation des coûts du traitement des comptes à payer. Les solutions d’automatisation d’INTEGRIM permettent d’éliminer le nombre d’erreurs.

Vous augmenterez implicitement le contrôle de qualité. Par exemple, il est possible de détecter les numéros de facture en double, vérifier les montants et les totaux, la concordance avec les bons de commande, signaler un bon de commande manquant et même vérifier l’existence du fournisseur.

L’automatisation permet par conséquent d’identifier rapidement les problèmes potentiels et de réduire le nombre d’erreurs qui sont souvent difficiles à identifier.

Des économies sur les frais de retard et des gains sur le paiement hâtif

La gestion manuelle des comptes payables des fournisseurs de votre entreprise peut entraîner un retard de paiement des factures. Cela peut signifier que votre entreprise payera des frais de retard.

Les frais de paiement tardifs s’ajoutent au coût de traitement des comptes à payer. L’automatisation de ce processus peut facilement renverser cette situation.

Votre organisation sera ainsi mieux en mesure de planifier le paiement des factures à temps.

Des opportunités sont ainsi créées pour profiter des avantages qu’offre le paiement hâtif. La réduction des coûts de traitement des factures améliore votre gestion des flux de trésorerie.

Conclusion

L’automatisation vous permettra de gagner du temps, de libérer des ressources qui pourront faire un travail plus significatif, d’optimiser les coûts, bref, d’accroître votre productivité et profitabilité.

La clé du succès de l’automatisation réside dans une analyse rigoureuse, un audit de la situation actuelle et des recommandations.

Ce type d’intégration permettra à votre entreprise d’obtenir un retour sur investissement (ROI) maximal.

INTEGRIM est le chef de file au Canada des solutions d’automatisation. Ils offrent un service complet de solutions d’automatisation reliée aux traitements des documents papier ou électronique afin de réduire les coûts d’opération, éliminer la paperasse et augmenter l’efficacité du personnel, peu importe le type de document ou le secteur d’activité.